秘書啊！秘書！

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• 2011-10-07 
• Cheers雜誌 133期    
• 文/口述｜沈方正 整理｜盧智芳

這一年來，我因為有新的任命，原來的副手又被調到集團內另一家飯店擔任總經理，工作比過去更加忙碌。

不過，最近我最大的困擾並不是工作量增加，反而是：

我的祕書要結婚了！

起初聽到這消息，我非常高興。

只是，一碰到她請假忙婚事，卻只能用「天翻地覆」這4個字來形容對我的衝擊。

今日的祕書，有高度不可取代性

首先，我的行程大亂。對各種邀約是回覆、拒絕、還是考慮？統統要自己處理。平常我不是在飯店現場、出差，就是開會或移動中，所以只要她不在，我就失去聯絡的據點，什麼事都沒辦法安排。

另外，我的工作效率也降低了。因為很多例行事務中的前置作業，都是祕書完成。大到每個月提供董事會的月報表，其中幾乎80％的內容由祕書準備，她可以獨立分析財務報表，找出重要的數字、核對、追蹤，彙整各部門工作計劃，我只要看完她的整理後，標示下個月方向就好。小到我的對外演講，從題目訂定、簡報內容，也都是靠祕書幫忙打理。她不在，這些結果就出不來。

尤有甚者，我連溝通都出現障礙。當所有溝通都要自己來，我的時間又不允許我對每個人都溝通得非常到位時，結果當然是疏失不斷，禮貌常常不夠周延。所以，我的心情大受影響。

如果要選個聽來一點都不炫，甚至很傳統的職務，祕書一定是其中之一。但這陣子的經驗卻觸發我從另一個角度來思考：為什麼祕書變得這麼重要？我發現，今天的祕書，任務已經跟過去完全不同，從祕書的變化，也可以看出人才定義的走向。

以前祕書的功能是處理瑣事，幫老闆打電話、整理文件就好。但現在的祕書如果還是這樣，是無法減輕老闆負擔的。一個好的祕書，通常有幾個特質：

第1，在某個角度或功能上，成功地代理老闆。比如，碰到貴賓來訪，祕書處理跟我自己處理，在禮數上幾乎一樣。又或是跟董監事們聯繫時，祕書可以發揮潤滑劑的角色，有時甚至比我親自聯絡，「公事公辦」效果更好。

第2，具有跨部門視野，而且高度跟老闆一樣。因為唯有如此，才能把工作做好。好祕書常常比任何人更沒有本位主義，就像老闆和員工中間的橋梁。當老闆太堅持個人觀點，或一時不察傷害員工時，祕書可以私下提醒，提供更客觀的角度，這對管理很有幫助。

第3是專業。好祕書對財務、專案管理、製作文書，都要了解。每個月我簽的傳票，都是先由祕書檢查，我只需要蓋章就好。當然，文書能力還要夠好，能勝任中、英文撰稿，等於是我的公關和文膽。

最好的儲備幹部職務

祕書應對進退的介面，不管是對上、對下、對內、對外，廣度和我完全一樣，當中尺度拿捏最難，需要智慧，也決定這個工作的定位。我一共有過8位祕書，有的現於公司擔任部門主管，有的在其他產業當高階幹部，我相信之前累積的專業跟視野，是讓她們升遷快速的關鍵，不管到哪個領域，只要稍微補強特定職能，就能有非常出色的表現。

一個祕書能做到什麼程度，端看自己想做到什麼程度。只要願意學，可能性非常大，甚至大到像是「實習」當老闆，即使把祕書比喻為最好的MA（儲備幹部），也不為過。

就像我跟祕書剛開始工作前半年，她問我問題時，我最常給她的答案，就是反問：「那妳覺得呢？」因為她必須有自己的判斷，必須更清楚我的決策邏輯。我的問題就是考驗她：妳覺得我會怎麼做、怎麼想？

這幾年，我都是請要離開的祕書幫我選擇接班人，因為她最清楚需要什麼能力。至於我自己看重的，第一是高EQ，之前不必當過祕書，但要在類似行業工作過，才能縮短適應期。我的祕書來自飯店各部門，從禮賓接待、房務、訂房等轉任的都有。

專業跟視野高度整合，心態跟為人充分成熟，這樣的好祕書難求也令人難忘。所以雖然我對祕書的喜事致上無限祝福，但可得等到明年才能走，因為交接時間非常長！

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延伸思考：  

如果你是主管：

祕書跟你是非常親近的夥伴，犯錯機會也比別人更多。你有沒有提供嘗試錯誤的空間？這跟培養其他幹部的原則是一樣的。檢視一下自己的取才、用人之道。

如果你是員工：

如果你是祕書，你怎麼定位自己？怎麼從和老闆工作的過程中，建立專業和視野？即使你不是祕書，也可以用好祕書身上的特質，做為培養自己的方向。