2015年3月4日 星期三

秘書啊!秘書!


  • 2011-10-07 
  • Cheers雜誌 133期    
  • 文/口述|沈方正 整理|盧智芳

這一年來,我因為有新的任命,原來的副手又被調到集團內另一家飯店擔任總經理,工作比過去更加忙碌。

不過,最近我最大的困擾並不是工作量增加,反而是:

我的祕書要結婚了!

起初聽到這消息,我非常高興。

只是,一碰到她請假忙婚事,卻只能用「天翻地覆」這4個字來形容對我的衝擊。


今日的祕書,有高度不可取代性

首先,我的行程大亂。對各種邀約是回覆、拒絕、還是考慮?統統要自己處理。平常我不是在飯店現場、出差,就是開會或移動中,所以只要她不在,我就失去聯絡的據點,什麼事都沒辦法安排。


另外,我的工作效率也降低了。因為很多例行事務中的前置作業,都是祕書完成。大到每個月提供董事會的月報表,其中幾乎80%的內容由祕書準備,她可以獨立分析財務報表,找出重要的數字、核對、追蹤,彙整各部門工作計劃,我只要看完她的整理後,標示下個月方向就好。小到我的對外演講,從題目訂定、簡報內容,也都是靠祕書幫忙打理。她不在,這些結果就出不來。

尤有甚者,我連溝通都出現障礙。當所有溝通都要自己來,我的時間又不允許我對每個人都溝通得非常到位時,結果當然是疏失不斷,禮貌常常不夠周延。所以,我的心情大受影響。

如果要選個聽來一點都不炫,甚至很傳統的職務,祕書一定是其中之一。但這陣子的經驗卻觸發我從另一個角度來思考:為什麼祕書變得這麼重要?我發現,今天的祕書,任務已經跟過去完全不同,從祕書的變化,也可以看出人才定義的走向


以前祕書的功能是處理瑣事,幫老闆打電話、整理文件就好。但現在的祕書如果還是這樣,是無法減輕老闆負擔的。一個好的祕書,通常有幾個特質:

第1,在某個角度或功能上,成功地代理老闆。比如,碰到貴賓來訪,祕書處理跟我自己處理,在禮數上幾乎一樣。又或是跟董監事們聯繫時,祕書可以發揮潤滑劑的角色,有時甚至比我親自聯絡,「公事公辦」效果更好。

第2,具有跨部門視野,而且高度跟老闆一樣。因為唯有如此,才能把工作做好。好祕書常常比任何人更沒有本位主義,就像老闆和員工中間的橋梁。當老闆太堅持個人觀點,或一時不察傷害員工時,祕書可以私下提醒,提供更客觀的角度,這對管理很有幫助。

第3是專業。好祕書對財務、專案管理、製作文書,都要了解。每個月我簽的傳票,都是先由祕書檢查,我只需要蓋章就好。當然,文書能力還要夠好,能勝任中、英文撰稿,等於是我的公關和文膽。


最好的儲備幹部職務

祕書應對進退的介面,不管是對上、對下、對內、對外,廣度和我完全一樣,當中尺度拿捏最難,需要智慧,也決定這個工作的定位。我一共有過8位祕書,有的現於公司擔任部門主管,有的在其他產業當高階幹部,我相信之前累積的專業跟視野,是讓她們升遷快速的關鍵,不管到哪個領域,只要稍微補強特定職能,就能有非常出色的表現。

一個祕書能做到什麼程度,端看自己想做到什麼程度。只要願意學,可能性非常大,甚至大到像是「實習」當老闆,即使把祕書比喻為最好的MA(儲備幹部),也不為過。

就像我跟祕書剛開始工作前半年,她問我問題時,我最常給她的答案,就是反問:「那妳覺得呢?」因為她必須有自己的判斷,必須更清楚我的決策邏輯。我的問題就是考驗她:妳覺得我會怎麼做、怎麼想?


這幾年,我都是請要離開的祕書幫我選擇接班人,因為她最清楚需要什麼能力。至於我自己看重的,第一是高EQ,之前不必當過祕書,但要在類似行業工作過,才能縮短適應期。我的祕書來自飯店各部門,從禮賓接待、房務、訂房等轉任的都有。

專業跟視野高度整合,心態跟為人充分成熟,這樣的好祕書難求也令人難忘。所以雖然我對祕書的喜事致上無限祝福,但可得等到明年才能走,因為交接時間非常長!

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延伸思考:  

如果你是主管:

祕書跟你是非常親近的夥伴,犯錯機會也比別人更多。你有沒有提供嘗試錯誤的空間?這跟培養其他幹部的原則是一樣的。檢視一下自己的取才、用人之道。


如果你是員工:

如果你是祕書,你怎麼定位自己?怎麼從和老闆工作的過程中,建立專業和視野?即使你不是祕書,也可以用好祕書身上的特質,做為培養自己的方向。

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